Gründerlupe

Gratis-Buchhaltung für die Einzelfirma 2026: Die besten kostenlosen Programme im Vergleich

Von der Gründerlupe-Redaktion Zuletzt aktualisiert: Preise und Limits geprüft am 23.10.2026 auf den offiziellen Anbieterseiten

Du hast eine Einzelfirma gegründet oder bist gerade daran, und willst für die Buchhaltung (noch) nichts bezahlen? In der Schweiz gibt es tatsächlich Programme mit dauerhaftem Gratisplan. Die Unterschiede stecken in den Limits: Anzahl Buchungen, Benutzer, MWST-Abrechnung und Bankimport. Wir haben die Gratisangebote direkt auf den Preisseiten der Anbieter geprüft und jede Angabe mit Quelle und Abrufdatum belegt.

Kurz gesagt:
  • Am vollständigsten gratis: CashCtrl FREE – doppelte Buchhaltung, Jahresabschluss, QR-Rechnungen und MWST-Bericht, aber nur 1 Benutzer und kein Bankimport.
  • Für Rechnungen mit Automatik: Swiss21 Starter – 1000 Dokumente pro Jahr, QR-Rechnungen, Bilanz und Erfolgsrechnung; MWST-Abrechnung erst ab Basic.
  • Für Buchhaltungs-Kundige mit wenig Belegen: Banana Free – volle Desktop-Software, aber max. 70 Buchungszeilen.
  • Nur zum Testen: Magic Heidi (insgesamt 3 Rechnungen und 3 Belege). Keinen Gratisplan, nur Testphasen: bexio, KLARA, MILKEE, Accounty.
Aus eigener Praxis: Wir führen selbst eine Schweizer GmbH und nutzen dafür bexio – also kein Gratisprogramm. Entschieden haben wir uns vor allem wegen der API, über die sich Abläufe automatisieren und andere Tools anbinden lassen. Die Gratisprogramme in diesem Vergleich haben wir anhand der offiziellen Anbieterangaben geprüft (Quellen am Ende des Artikels).
[EIGENE ERFAHRUNG] Optional: Screenshot aus dem eigenen bexio-Konto oder der API-Anbindung (ohne Kundendaten).

Für wen dieser Vergleich ist

Dieser Ratgeber richtet sich an Einzelfirmen und Selbständige in der Schweiz mit überschaubarem Volumen: Freelancer, Beraterinnen, Handwerker im Nebenerwerb oder Gründer, die zuerst testen wollen, ob ihr Geschäftsmodell trägt. Für eine GmbH oder AG gelten andere Anforderungen (Bilanz, Erfolgsrechnung, Revisionsfragen) – dazu folgt ein separater Vergleich.

Wichtig: «Gratis» heisst bei fast allen Anbietern «gratis mit Limits». Wer wächst, stösst früher oder später an eine Grenze. Deshalb lohnt es sich, schon beim Start zu prüfen, was der Wechsel in einen bezahlten Plan kostet.

Braucht deine Einzelfirma eine doppelte Buchhaltung?

Das Obligationenrecht unterscheidet klar nach Umsatz. Laut Art. 957 OR gilt:

  • Ab 500 000 Franken Umsatzerlös im letzten Geschäftsjahr unterliegen Einzelunternehmen der vollen Pflicht zur Buchführung und Rechnungslegung (Art. 957 Abs. 1 Ziff. 1 OR) – in der Praxis also einer doppelten Buchhaltung mit Bilanz und Erfolgsrechnung.
  • Unter 500 000 Franken müssen Einzelunternehmen «lediglich über die Einnahmen und Ausgaben sowie über die Vermögenslage» Buch führen (Art. 957 Abs. 2 Ziff. 1 OR). Die Grundsätze ordnungsmässiger Buchführung gelten sinngemäss (Art. 957 Abs. 3 OR).

Zwei weitere Schwellen sind für Einzelfirmen relevant: Ab einem Umsatzerlös von 100 000 Franken besteht in der Regel die Pflicht zur Eintragung ins Handelsregister (Art. 931 Abs. 1 OR, mit Ausnahmen für freie Berufe), und ab 100 000 Franken Umsatz aus steuerbaren Leistungen endet grundsätzlich die Befreiung von der MWST-Pflicht (Art. 10 Abs. 2 lit. a MWSTG; Details bei der ESTV).

Praxis-Tipp: Auch wenn die einfache Buchhaltung reicht, kann ein Programm mit doppelter Buchhaltung sinnvoll sein – etwa wenn du die Umwandlung in eine GmbH planst oder mit einer Treuhänderin zusammenarbeitest. Kläre steuerliche Fragen im Zweifel mit einer Fachperson; dieser Artikel ist keine Steuer- oder Rechtsberatung.

Vergleichstabelle: Gratispläne 2026

Alle Angaben laut offiziellen Anbieterseiten, abgerufen am 23.10.2026. «nicht angegeben» heisst: Wir haben dazu auf der Anbieterseite keine eindeutige Aussage gefunden.

Stand 23.10.2026. Preise der Bezahlpläne gerundet wie vom Anbieter angegeben; MWST-Hinweise beachten. Quellen: siehe Quellenliste.
Programm (Gratisplan) Art Gratis-Limit Benutzer Doppelte Buchhaltung / Bilanz MWST QR-Rechnung Bankimport Nächster Bezahlplan
CashCtrl FREE Cloud «Keine künstlichen Limits», dauerhaft gratis 1 Benutzer, 1 Organisation Ja (Buchungsjournal mit Soll/Haben, Jahresabschluss, Bilanz) Automatische MWST-Verbuchung, Abrechnungs-Bericht inkl. Saldo-/Pauschalsteuersatz Ja Nein (Import ISO 20022 nur in PRO) PRO: CHF 350/Jahr inkl. MWST
Swiss21 Starter (21.AbaNinja) Cloud 1000 Dokumente/Jahr, 1000 Adressen & Produkte, 3 Supportanfragen, 10 Dokumenterkennungen/Monat 1 Bilanz & Erfolgsrechnung enthalten Nur Brutto- und «ohne MWST»-Methode; MWST-Abrechnung ab Basic Ja Dauerhafte Bankanbindung erst ab Basic Basic: CHF 21/Monat
Banana Buchhaltung Plus – Free Desktop (Download) Buchhaltungs-Apps max. 70 Zeilen; Cash Manager und Timesheet laut Planübersicht ohne dieses Limit nicht angegeben Ja, aber max. 70 Zeilen MWST-Abrechnung erst im Advanced-Plan nicht angegeben (Fakturierung max. 70 Zeilen) camt.053/054-Import max. 70 Zeilen Professional: CHF 89/Jahr; Advanced (mit MWST): CHF 179/Jahr
Magic Heidi – Gratis Cloud + Apps Insgesamt 3 Rechnungen und 3 Belege (nicht pro Monat) nicht angegeben nicht angegeben MWST-Verwaltung im Gratisplan enthalten Ja Bankanbindung im Gratisplan enthalten Pro: CHF 299/Jahr oder CHF 39/Monat, inkl. MWST
LumaBill – FREE (unklar) Cloud Laut Doku unbegrenzte Rechnungen mit QR-Einzahlungsschein; auf der Preisseite nicht aufgeführt nicht angegeben Nein (doppelte Buchhaltung erst im Pro-Plan) nicht angegeben Ja (laut Doku) Nein (CAMT-Import erst im Pro-Plan) Starter: CHF 90/Jahr; Pro: CHF 190/Jahr

Die Programme im Detail

CashCtrl FREE

CashCtrl ist eine Cloud-Software der CashCtrl AG, die laut Anbieter ausschliesslich in der Schweiz entwickelt und betrieben wird. Der FREE-Plan umfasst Finanzbuchhaltung mit doppelter Buchführung, Jahresabschluss, QR-Rechnungen mit Debitoren und Kreditoren, Adress-, Artikel- und Anlagenverwaltung sowie interaktive Berichte. Der Haken: 1 Benutzer, 1 Organisation, und Bankbewegungen lassen sich erst in PRO importieren (Preisseite, FREE-Funktionen).

Pro

  • Dauerhaft gratis, laut Anbieter ohne künstliche Limits
  • Doppelte Buchhaltung und Jahresabschluss
  • MWST-Verbuchung und Abrechnungs-Bericht

Contra

  • Kein Bankimport im Gratisplan
  • Nur 1 Benutzer (Treuhand-Zugang braucht PRO)
  • Nur E-Mail-Support, kein Telefon

Zur offiziellen Seite von CashCtrl

[EIGENE ERFAHRUNG] Optional, falls du CashCtrl FREE selbst testest: Screenshot vom Journal oder der Rechnungsmaske und kurze Einschätzung zur Bedienung.

Swiss21 Starter

Swiss21 bündelt mehrere Apps (u. a. das Buchhaltungsprogramm 21.AbaNinja). Das Starter-Abo kostet CHF 0 pro Monat und enthält 1000 Dokumente pro Jahr, 1000 Adressen und Produkte, QR-Rechnungen und Offerten sowie automatisierte Buchhaltung mit Bilanz und Erfolgsrechnung. Bei der MWST stehen im Starter nur die Brutto- und die «ohne MWST»-Methode zur Verfügung; MWST-Abrechnung, dauerhafte Bankanbindungen und die «Advanced Buchhaltung» gibt es ab Basic (CHF 21/Monat) (Preisseite, Helpdesk, Buchhaltungsseite: «Die Bilanz ist auch in der kostenlosen Version verfügbar»).

Pro

  • Grosszügiges Dokumentenvolumen
  • Rechnungen werden automatisch verbucht
  • Bilanz und Erfolgsrechnung im Gratisplan

Contra

  • MWST-Abrechnung erst ab Basic
  • Nur 3 Supportanfragen im Starter
  • Kein Downgrade zurück auf Starter nach einem Upgrade

Zur offiziellen Seite von Swiss21

[EIGENE ERFAHRUNG] Optional, falls du Swiss21 selbst testest: Screenshot und Eindruck von der Einrichtung bis zur ersten QR-Rechnung.

Banana Buchhaltung Plus (Free)

Banana ist ein Desktop-Programm, das heruntergeladen wird. Der Free-Plan richtet sich laut Anbieter an «Neueinsteiger, Anfänger und Studenten» und enthält Cash Manager, Timesheet und alle anderen Buchhaltungs- und Produktivitäts-Apps bis zu 70 Buchungen. Doppelte Buchhaltung, Einnahmen-Ausgaben-Rechnung, Fakturierung und camt-Bankimport sind im Free-Plan auf 70 Zeilen begrenzt. Die MWST-Abrechnung gibt es erst im Advanced-Plan für CHF 179 pro Jahr (Preisseite).

Pro

  • Vollwertige, bewährte Buchhaltungssoftware
  • Daten lokal, permanenter Zugriff laut Anbieter
  • Günstiger Umstieg (CHF 89/Jahr)

Contra

  • 70 Zeilen reichen nur für sehr wenige Belege
  • Setzt Buchhaltungswissen voraus (tabellarisch)
  • Keine MWST-Abrechnung im Free-Plan

Zur offiziellen Seite von Banana

Magic Heidi (Gratis)

Magic Heidi richtet sich an Selbständige. Der Gratisplan ist zeitlich unbegrenzt und schaltet alle Funktionen frei (QR-Rechnung, KI-Belegscan, Bankanbindung, MWST), ist aber auf insgesamt 3 Rechnungen und 3 Belege begrenzt – also eher ein ausgedehnter Test als eine Dauerlösung. Pro kostet CHF 299 pro Jahr oder CHF 39 pro Monat, jeweils inkl. MWST (Preisseite).

Pro

  • Alle Funktionen im Gratisplan testbar, ohne Kreditkarte
  • Apps für alle Plattformen laut Anbieter

Contra

  • Nach 3 Rechnungen/3 Belegen ist Schluss
  • Bilanz/doppelte Buchhaltung: keine Angabe auf der Preisseite

Zur offiziellen Seite von Magic Heidi

LumaBill (FREE – Angaben widersprüchlich)

Die Dokumentation von LumaBill beschreibt einen kostenlosen FREE-Plan für Rechnungsstellung (unbegrenzte Rechnungen mit Swiss QR-Einzahlungsschein, Kunden, Produktkatalog, PDF und E-Mail-Versand, Basis-Dashboard). Auf der Preisseite sind hingegen nur die Bezahlpläne Starter (CHF 90/Jahr), Pro (CHF 190/Jahr, mit doppelter Buchhaltung und CAMT-Bankimport) und Pro + AI (CHF 290/Jahr) mit 14 Tagen Testphase aufgeführt. Wir führen den FREE-Plan deshalb als unklar – prüfe die aktuellen Bedingungen direkt beim Anbieter. Eine Buchhaltung enthält der FREE-Plan laut Doku ohnehin nicht.

Anbieter ohne Gratisplan (nur Testphase)

  • bexio: kein Gratisplan, 30 Tage kostenlos testen (mit dem Umfang von Ultimate); Basic ab CHF 35/Monat im Jahresplan (Preisseite).
  • KLARA: Testphase von 30 Tagen laut Preisseite, kein Gratisplan gefunden (Preisseite).
  • MILKEE: 14 Tage gratis testen, kein Gratisplan gefunden (Preisseite).
  • Accounty: 14 Tage Testphase ohne Kreditkarte, danach CHF 29/Monat (Website).

Schnittstellen (API): bexio, CashCtrl und Co.

Wer Rechnungen, Kontakte oder Buchungen automatisch aus anderen Tools übernehmen will, braucht eine Programmierschnittstelle (API). Hier zeigt sich ein klarer Unterschied zwischen Gratis- und Bezahlangeboten:

  • bexio: kein Gratisplan, aber eine öffentlich dokumentierte REST-API mit JSON (Entwicklerdoku). Die Anmeldung läuft über OAuth 2.0/OpenID Connect; für den Eigengebrauch gibt es zusätzlich Personal Access Tokens, die 60 Tage gültig sind und vollen Zugriff auf die Firmendaten haben. Voraussetzung ist ein bexio-Konto, laut Doku genügt zum Start ein Testkonto; für die Entwicklung empfiehlt bexio einen eigenen API-Sandbox-Account (bexio API). Laut bexio-Hilfe gibt es für die API mit OAuth eine «kostenfreie Zugriffsmöglichkeit» (Hilfe-Artikel). Ab welchem Paket der API-Zugang im Produktivbetrieb enthalten ist, nennen weder Doku noch Preisseite ausdrücklich.
  • CashCtrl: REST-API mit API-Schlüssel, laut (englischsprachiger) Dokumentation aber nur für PRO-Kunden verfügbar. Pro Organisation braucht es einen API-Benutzer, der gleich viel kostet wie ein normaler Benutzer. Im FREE-Plan gibt es also keinen API-Zugang; testen lässt sich die API über die PRO-Demo (API-Doku, API & Scripts).
  • Magic Heidi: Laut Preisseite kosten «API und Webhooks nichts extra». Ob die API auch im Gratisplan nutzbar ist, steht dort nicht ausdrücklich (Preisseite).
  • Banana, Swiss21, LumaBill und die übrigen: API-Bedingungen haben wir für diesen Artikel nicht geprüft.

Empfehlung nach Situation

  • Du willst langfristig gratis bleiben und hast Grundkenntnisse in Buchhaltung: CashCtrl FREE. Bankbewegungen erfasst du manuell.
  • Du schreibst regelmässig Rechnungen und bist (noch) nicht MWST-pflichtig: Swiss21 Starter – das Dokumentenvolumen reicht für die meisten Einzelfirmen.
  • Du hast nur eine Handvoll Buchungen pro Jahr oder kennst Banana bereits: Banana Free; bei mehr als 70 Zeilen Professional für CHF 89/Jahr.
  • Du bist MWST-pflichtig: Rechne mit einem Bezahlplan oder prüfe, ob der MWST-Bericht von CashCtrl FREE für deine Abrechnungsmethode genügt.
  • Du willst einfach testen, welches Bedienkonzept dir liegt: Magic Heidi gratis oder die Testphasen von bexio, KLARA und Co.
  • Du willst Abläufe per API automatisieren: Mit den geprüften Gratisplänen wird das schwierig – CashCtrl bietet die API nur in PRO, bexio hat gar keinen Gratisplan. Plane dafür ein Bezahlabo ein (Details oben).
Unsere Wahl: Für unsere eigene GmbH nutzen wir bexio, vor allem wegen der API. Für eine Einzelfirma, die nur ein paar Rechnungen im Jahr schreibt und nichts automatisieren muss, ist das kein Muss – dann reicht oft einer der Gratispläne oben.
[EIGENE ERFAHRUNG] Optional: konkrete Empfehlung der Redaktion für eine typische Einzelfirma ergänzen (nur, was ihr selbst so seht).

Häufige Fragen

Gibt es in der Schweiz ein wirklich kostenloses Buchhaltungsprogramm?

Ja. Dauerhaft gratis sind laut Anbieter CashCtrl FREE (Cloud, 1 Benutzer, 1 Organisation), Swiss21 Starter (1 Benutzer, 1000 Dokumente pro Jahr) und Banana Buchhaltung Plus im Free-Plan (Buchhaltungs-Apps bis 70 Buchungszeilen). Magic Heidi ist ebenfalls zeitlich unbegrenzt gratis, aber nur für insgesamt 3 Rechnungen und 3 Belege.

Braucht meine Einzelfirma eine doppelte Buchhaltung?

Erst ab einem Umsatzerlös von 500 000 Franken im letzten Geschäftsjahr (Art. 957 Abs. 1 OR). Darunter genügt eine Buchhaltung über Einnahmen und Ausgaben sowie die Vermögenslage («Milchbüchlein-Rechnung», Art. 957 Abs. 2 OR). Die Grundsätze ordnungsmässiger Buchführung gelten trotzdem sinngemäss.

Welches Gratis-Programm kann die MWST-Abrechnung?

Von den geprüften Gratisplänen nennt CashCtrl FREE die automatische Verbuchung der MWST und einen Abrechnungs-Bericht inklusive Saldo- und Pauschalsteuersätzen. Bei Swiss21 Starter sind nur die Brutto- und die «ohne MWST»-Methode verfügbar, die MWST-Abrechnung gibt es ab Basic. Bei Banana ist die MWST-Abrechnung erst im Advanced-Plan (CHF 179 pro Jahr) enthalten.

Ab wann muss ich mich für die MWST anmelden?

Grundsätzlich ab 100 000 Franken Umsatz pro Jahr aus Leistungen, die nicht von der Steuer ausgenommen sind (Art. 10 Abs. 2 lit. a MWSTG). Die ESTV empfiehlt, die Steuerpflicht beim Erreichen der Limite mit ihrem Fragebogen abzuklären.

Kann ich später von der Gratisversion auf eine bezahlte wechseln?

Bei allen geprüften Anbietern ist ein Upgrade vorgesehen. Achtung bei Swiss21: Laut Anbieter ist nach einem Wechsel auf Basic oder Pro ein Downgrade zurück auf das kostenlose Starter-Abo nicht mehr möglich.

Welche Buchhaltungsprogramme haben eine API?

bexio hat eine öffentlich dokumentierte REST-API (docs.bexio.com), bietet aber keinen Gratisplan. CashCtrl hat ebenfalls eine REST-API, laut Dokumentation jedoch nur für PRO-Kunden; im FREE-Plan gibt es keinen API-Zugang. Magic Heidi nennt auf der Preisseite API und Webhooks ohne Aufpreis. Für die übrigen Programme haben wir die API-Bedingungen in diesem Artikel nicht geprüft.

Quellen & Methodik

Alle Produktangaben stammen von den offiziellen Websites der Anbieter, abgerufen am 23.10.2026. Wir haben keine Zahlungen oder Gratislizenzen von Anbietern erhalten. Angebote ändern sich häufig – massgebend ist immer die aktuelle Anbieterseite. Fehler gefunden? Schreib uns (Kontakt siehe Impressum).

  1. Banana.ch – Pläne und Preise: https://www.banana.ch/de/buy (abgerufen 23.10.2026)
  2. CashCtrl – Preispläne: https://cashctrl.com/de/info/plans (abgerufen 23.10.2026)
  3. CashCtrl – FREE-Funktionen: https://cashctrl.com/de/info/free (abgerufen 23.10.2026)
  4. Swiss21 – Preise: https://swiss21.org/preise/ (abgerufen 23.10.2026)
  5. Swiss21 Helpdesk – Abonnemente: https://help.swiss21.org/de/subscriptions/ (abgerufen 23.10.2026)
  6. Swiss21 – Buchhaltung (Funktionen): https://swiss21.org/lp/buchhlatung/ (abgerufen 23.10.2026)
  7. Magic Heidi – Preise: https://magicheidi.ch/de/pricing (abgerufen 23.10.2026)
  8. LumaBill – Preise: https://lumabill.ch/de/pricing (abgerufen 23.10.2026)
  9. LumaBill – Doku Abonnement & Module: https://lumabill.ch/de/docs/settings/subscription-modules (abgerufen 23.10.2026)
  10. bexio – Pakete & Preise: https://www.bexio.com/de-CH/pakete-preise (abgerufen 23.10.2026)
  11. bexio – API-Dokumentation (Entwickler): https://docs.bexio.com/ (abgerufen 23.10.2026)
  12. bexio – API-Übersicht: https://www.bexio.com/de-CH/api (abgerufen 23.10.2026)
  13. bexio Hilfe – API Zugang anfordern: https://help.bexio.com/s/article/000001665?language=de (abgerufen 23.10.2026)
  14. CashCtrl – API-Dokumentation: https://app.cashctrl.com/static/help/en/api/index.html (abgerufen 23.10.2026)
  15. CashCtrl – API & Scripts: https://cashctrl.com/de/help/api (abgerufen 23.10.2026)
  16. KLARA – Preise: https://www.klara.ch/preise (abgerufen 23.10.2026)
  17. MILKEE – Preise: https://milkee.ch/de/preise/ (abgerufen 23.10.2026)
  18. Accounty – Website: https://accounty.ch/ (abgerufen 23.10.2026)
  19. Obligationenrecht, Art. 931 und Art. 957 OR (SR 220), Fedlex: https://www.fedlex.admin.ch/eli/cc/27/317_321_377/de#art_957 (abgerufen 23.10.2026)
  20. Mehrwertsteuergesetz, Art. 10 MWSTG (SR 641.20), ESTV: https://www.estv.admin.ch/dam/de/sd-web/s8wzKMYcV0LV/21019-mwstg-mit-aenderungen-de.pdf
  21. ESTV – MWST-Steuerpflicht: https://www.estv.admin.ch/de/mwst-steuerpflicht